兩種業(yè)務(wù)分類

進銷存以業(yè)務(wù)執(zhí)行來分類，業(yè)務(wù)流程大致可以分成供應(yīng)鏈流程和財務(wù)流程兩種類型（不同行業(yè)的流程不盡相同），實際上是對「貨」和「賬」的業(yè)務(wù)流程。

以商品對象的業(yè)務(wù)流程稱之為供應(yīng)鏈流程，主要包括：采購流程、入庫流程、銷售流程、調(diào)撥流程、盤點流程等。 商品的交易流動會產(chǎn)生財務(wù)賬目，以賬目為對象的財務(wù)流程，主要包括：總賬流程、應(yīng)付流程、應(yīng)收流程、出納流程等。

業(yè)務(wù)流程

通過調(diào)研和訪談關(guān)鍵用戶，梳理業(yè)務(wù)需求，設(shè)計各業(yè)務(wù)模塊（如采購、入庫等）的業(yè)務(wù)藍圖，確定業(yè)務(wù)邊界，尤其是細節(jié)流程和業(yè)務(wù)模塊間關(guān)系。

以常見的「采購流程」為例。

假定在某場景下，由采購部發(fā)起的采購計劃，向供應(yīng)商采購后，由供應(yīng)商配送至倉庫，由倉庫完成采購入庫的業(yè)務(wù)流程，期間還涉及到采購賬目的結(jié)算流程，簡要如圖：

圖示流程圖很簡單，但已基本包含業(yè)務(wù)流程的三個關(guān)鍵要素：角色、操作環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)。 現(xiàn)就通過采購流程，深入淺出討論這三要素，在骨架上充實內(nèi)容。

角色

誰來參與？

確定業(yè)務(wù)邊界后確定參與者／干系人，通常情況下也是系統(tǒng)的操作者。

他們是誰？

對參與者定義系統(tǒng)操作角色，通常情況下直接復(fù)用企業(yè)的行政架構(gòu)的部門和崗位兩種行政信息，比如采購部經(jīng)理。

能做什么？

對操作角色賦予系統(tǒng)的操作權(quán)限 ，通常也是直接復(fù)用該角色的崗位職責，比如采購部經(jīng)理負責定制周期性的采購計劃，因此在系統(tǒng)中支持創(chuàng)建采購計劃單的權(quán)限。

操作環(huán)節(jié)

何時開始做？

通過業(yè)務(wù)節(jié)點作為流轉(zhuǎn)的開始關(guān)鍵點。業(yè)務(wù)的工作流是通過跨部門多職能協(xié)同完成，在上節(jié)點未完成之前，下節(jié)點的業(yè)務(wù)流就未啟動往下走，是各流程模塊間的層次關(guān)系。

比如在采購部同事未下達采購訂單到供應(yīng)商時，倉庫就無法做采購入庫動作。

當然，這并非絕對，比如線下門店經(jīng)常有繞過采購訂單直接入庫的場景。比較常見的是各種奶類供應(yīng)商的送奶場景，供應(yīng)商與線下門店達成長期合作，店員在門店直接進貨入庫，之后再通過送貨單與門店總部進行周期性結(jié)款。

私以為這種場景，應(yīng)當在進銷存系統(tǒng)上定義為另一種類型采購入庫流程。

該做什么？

規(guī)定在各自的流程節(jié)點時，操作者在系統(tǒng)上支持做什么業(yè)務(wù)操作，即分解業(yè)務(wù)步驟。

比如，采購部同事在系統(tǒng)上做采購計劃單，通過計劃單下推的采購訂單，向供應(yīng)商下達訂單等分解的業(yè)務(wù)動作。

怎么做？

這是涉及到業(yè)務(wù)在實際場景上的系統(tǒng)表現(xiàn)層的功能分解。以倉庫同事的采購入庫業(yè)務(wù)功能操作作為例子。

1）入庫前

供應(yīng)商送貨到倉，配有送貨單。

倉庫同事需要知道本次采購訂單需要入庫的商品和對應(yīng)數(shù)量。系統(tǒng)需要支持由采購訂單下推為采購入庫單（未入庫），這是下推功能。

倉庫同事將采購入庫單（未入庫）打印出來，方便入庫清點，這是打印功能。

2）入庫時

供應(yīng)商送貨到倉，根據(jù)采購入庫單（未入庫）的商品規(guī)格和商品數(shù)量兩種維度，會出現(xiàn)以下4種場景：

• 與采購入庫單（未入庫）吻合
• 商品規(guī)格貨不對版（比如品牌／包裝／質(zhì)量規(guī)格等問題）
• 商品規(guī)格吻合，但送貨數(shù)量偏多
• 商品規(guī)格吻合，但送貨數(shù)量不足

理論上采購入庫動作，是基于入庫單商品數(shù)量為上限，錄入實際入庫數(shù)量。

比如參考做法，針對場景①為正常入庫，場景②-④為異常入庫。

• 場景②拒收，入庫數(shù)為0；
• 場景③只收入庫單應(yīng)入數(shù)量，多出部分不收（當然也有照單全收的做法）。
• 場景④收下本次送貨數(shù)量，余下部分或者下次再送貨，或者不再送貨。

那么，此時系統(tǒng)應(yīng)該支持哪些功能？

大致可列出：支持錄入實際入庫數(shù)量，支持采購入庫單的提交功能（如保存、提交、審核、反審），采購入庫單的入庫狀態(tài)標記，支持異常入庫標記，支持采購入庫單的多次入庫操作，支持自動核算貨款差額（以便財務(wù)核算付款）等。

數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)具體為數(shù)據(jù)表單和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

數(shù)據(jù)表單

數(shù)據(jù)表單，在進銷存中也稱之為工單，工單是進銷存業(yè)務(wù)中作為業(yè)務(wù)執(zhí)行的重要產(chǎn)物。

工單類型

在涉及本次討論的采購流程，具體的工單分別有：采購計劃單、采購訂單、預(yù)付單、發(fā)貨單、采購入庫單、應(yīng)付單、付款單等。

工單字段

工單是在業(yè)務(wù)流程中，各分解業(yè)務(wù)流程的重要交付產(chǎn)物，基于業(yè)務(wù)的特殊性，各表單字段各有差異。以采購入庫單為例，簡單梳理如下：

① 商品相關(guān)

商品ID、商品分類、商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、規(guī)格單位等；

② 供應(yīng)商相關(guān)

供應(yīng)商ID、供應(yīng)商名稱、商品采購價、商品起送標準等；

③ 倉庫相關(guān)

倉庫ID、倉庫名稱、倉庫地址等；

④ 采購相關(guān)

采購數(shù)量（應(yīng)收數(shù)量）、入庫數(shù)量、入庫差異數(shù)量等；

⑤ 財務(wù)相關(guān)

采購總賬、入庫總賬、應(yīng)付賬款等；

工單關(guān)系

各工單間彼此存在「因和果」的上下關(guān)聯(lián)鏈條關(guān)系，比如：

• 采購入庫單的入庫依據(jù)，來自于采購訂單；
• 采購應(yīng)付單的賬目金額，來自于本次實際采購入庫單的實際入庫結(jié)果；
• 付款單的最終賬目，來自于預(yù)付單與應(yīng)付單（特殊情況還考慮上歷史賬目）兩者沖紅后的付款結(jié)果。
• 這種因果的鏈條關(guān)系，在之后復(fù)盤和查賬等發(fā)揮極其重要的作用。

數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)

隨著業(yè)務(wù)流的下推，往往還包括信息流、資金流（甚至是物流）的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

信息流

信息流在業(yè)務(wù)流程中，主要用到的2種場景：

1. 第一種是業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)過程中，各節(jié)點之間干系人的站內(nèi)消息通知，需要用到信息流。
2. 另外一種則是在業(yè)務(wù)流程中的某些關(guān)鍵節(jié)點，在崗位劃分上會涉及到審核權(quán)限。比如采購計劃單的制定，是否需要上級管理層的首肯審核等。

資金流

這一點很好理解，進銷存本就是管理「貨」和「賬」的工具，離不開錢。

基本上這一點在前文的財務(wù)流程有簡單討論過，比如預(yù)付款場景、采購訂單的預(yù)付款賬目、采購入庫后的應(yīng)付賬目、往期的歷史賬目、各項賬目沖紅后的本期實際付款賬目等，不再贅述。